Como funciona
O que a lista de verificação SLIPTA mede, como decorre uma auditoria do planeamento à assinatura, e exactamente como a aritmética produz uma estrela — com exemplos que pode verificar por si.
O que é o SLIPTA
SLIPTA é a sigla de Stepwise Laboratory Quality Improvement Process Towards Accreditation — processo gradual de melhoria da qualidade laboratorial rumo à acreditação. É uma lista de verificação que mede até que ponto o sistema de gestão da qualidade de um laboratório clínico está a funcionar, e atribui uma classificação de zero a cinco estrelas.
É um processo gradual de propósito. Não se espera que um laboratório chegue às cinco estrelas; espera-se que seja auditado, veja com precisão onde está, corrija o que a auditoria encontrou e seja auditado de novo. A classificação é uma medição feita ao longo do caminho, não uma nota de aprovação.
A classificação é reconhecimento, não acreditação. A acreditação é um processo formal e separado, conduzido por um organismo de acreditação. Uma classificação por estrelas deste sistema não a confere, não a substitui e não substitui uma auditoria oficial.
O percurso da auditoria, de ponta a ponta
- Planear a auditoria. Escolhem-se um laboratório e uma data, e a versão da lista de verificação a utilizar fica fixada nesse momento — para que reler uma auditoria antiga, anos depois, use ainda o instrumento da sua época, e não o de hoje.
- Reunir a equipa e declarar conflitos de interesses. Um conflito é um campo registado com três estados, não uma convenção: nenhum declarado, declarado e por resolver, ou declarado e resolvido. Um conflito por resolver impede o início da auditoria.
- Capturar, com evidência. Cada pergunta é respondida com Sim, Parcial, Não ou Não aplicável, com uma observação escrita. Uma pergunta que atribui pontos precisa de um documento anexado.
- Pontuar. A pontuação é calculada à medida que as respostas são introduzidas, por secção e globalmente. Ninguém introduz uma pontuação à mão.
- Encerrar com assinatura. Só um revisor sénior pode encerrar uma auditoria, e nunca a pessoa que a capturou. O encerramento regista quem assinou, quando, e os valores exactos que assinou.
- Relatar. A auditoria torna-se um relatório: a pontuação por secção, todas as constatações e a evidência por trás de cada uma.
- Acção correctiva. Cada constatação pode tornar-se uma acção correctiva com uma causa raiz, uma correcção imediata e uma acção para impedir a recorrência — que só fica concluída depois de a sua eficácia ter sido revista.
- Reauditar. O laboratório é auditado de novo, e as duas auditorias podem ser comparadas.
Dois destes passos são separações de funções, e não conveniências: a pessoa que captura uma auditoria não a pode encerrar, e a pessoa que executa uma acção correctiva não pode certificar que resultou. Ambas são aplicadas pelo servidor, e não apenas pelo ecrã.
Como funciona a pontuação
Cada pergunta tem um número de pontos. Uma resposta é um de quatro valores, e cada um faz algo diferente à aritmética:
| Resposta | Pontos obtidos | Efeito no total contra o qual é medida |
|---|---|---|
| Sim | Todos os pontos da pergunta | Mantém-se |
| Parcial | Exactamente um ponto, seja qual for o valor da pergunta | Mantém-se |
| Não | Nenhum | Mantém-se |
| Não aplicável | Nenhum | Sai — a pergunta é retirada do total |
| Em branco | Nenhum | Mantém-se — uma auditoria inacabada não se pode favorecer a si própria |
A distinção entre as duas últimas linhas é a que mais importa. Não aplicável significa que a pergunta não podia razoavelmente aplicar-se a este laboratório, pelo que é retirada do denominador. Um campo em branco está simplesmente por responder, e mantém-se — de outro modo, uma auditoria poderia aumentar a sua própria percentagem deixando de lado as perguntas difíceis.
Parcial vale um único ponto fixo, e não uma proporção. Um requisito parcialmente cumprido que vale dez pontos e outro que vale dois obtêm ambos um ponto.
Exemplos resolvidos
Verifique a aritmética. O instrumento completo vale 367 pontos.
Uma auditoria simples
Um laboratório obtém 290 dos 367 pontos, sem nada marcado como não aplicável.
290 ÷ 367 = 77,74%
77,74% cai na banda 75,00–84,99%, pelo que o laboratório está em 3 estrelas.
Quando algo não é aplicável
O mesmo laboratório, mas perguntas que valem 40 pontos no total genuinamente não se lhe aplicam. Esses pontos saem do total. Obtém 290 dos 327 restantes.
290 ÷ 327 = 87,09%
Os mesmos 290 pontos lêem-se agora como 4 estrelas, porque foram obtidos contra um total menor e mais justo.
Porque é que os campos em branco não são o mesmo
Uma auditoria é abandonada a meio. Perguntas que valem 40 pontos ficam simplesmente por responder, e não marcadas como não aplicáveis. Mantêm-se no total.
290 ÷ 367 = 77,74%
Continua em 3 estrelas. Deixar perguntas em branco nunca pode aumentar uma pontuação.
As percentagens são calculadas em aritmética de inteiros e truncadas, nunca arredondadas para cima, pelo que uma pontuação nunca pode ser empurrada para lá de um limite de banda por uma regra de arredondamento.
Os níveis de estrelas
| Estrelas | Percentagem dos pontos aplicáveis |
|---|---|
| 5 estrelas | 95,00% ou mais |
| 4 estrelas | 85,00% – 94,99% |
| 3 estrelas | 75,00% – 84,99% |
| 2 estrelas | 65,00% – 74,99% |
| 1 estrela | 55,00% – 64,99% |
| Sem estrelas | abaixo de 55,00% |
As doze secções
| N.º | Secção | Pontos |
|---|---|---|
| 1 | Documentos e registos | 22 |
| 2 | Organização e liderança | 26 |
| 3 | Gestão do pessoal | 34 |
| 4 | Foco no cliente | 24 |
| 5 | Gestão de equipamentos | 38 |
| 6 | Avaliações | 24 |
| 7 | Gestão de fornecedores e de existências | 27 |
| 8 | Gestão de processos | 71 |
| 9 | Gestão da informação | 24 |
| 10 | Gestão de não conformidades | 13 |
| 11 | Melhoria contínua | 7 |
| 12 | Instalações e segurança | 57 |
| Total | 367 |
Os totais de pontos por secção são os totais publicados no cabeçalho do instrumento. Em duas secções, o total do cabeçalho difere em alguns pontos da soma das perguntas individuais abaixo dele; é uma característica conhecida da lista de verificação publicada, e este sistema mantém os totais publicados em vez de os corrigir discretamente.
Sem ligação, e o que acontece quando o sinal regressa
A ferramenta não precisa de ligação para funcionar. Cada resposta é escrita primeiro no dispositivo e só depois posta em fila para envio. Se a ligação cair a meio da auditoria, nada fica à espera dela e nada se perde.
Quando a ligação regressa, o dispositivo envia o que tem e pede ao servidor o que lhe falta. Duas regras tornam isso seguro: enviar a mesma alteração duas vezes nunca a pode aplicar duas vezes, e é o servidor que decide a ordem, e não o relógio do dispositivo — pelo que um dispositivo com a hora mal acertada não pode sobrepor-se ao trabalho posterior de outra pessoa.
Se o servidor recusar uma alteração, a alteração é retida e mostrada, não descartada. Tudo o que o sistema não consegue concluir fica visível num ecrã de sincronização, em vez de ser silenciosamente abandonado.